UJUD SUPRIAJI,S.Pd.I., M.Pd.I

UJUD SUPRIAJI,S.Pd.I., M.Pd.I

Sabtu, 20 November 2010

Administrasi surat-menyurat kantor Desa

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG
Kegiatan surat-menyurat dinas desa merupakan salah satu bentuk kegiatan kedinasan yang tidak bisa di anggap remeh. Kegiatan membuat surat dinas ini lazimnya menjadi tugas seorang sekretaris desa. Tapi kenyataan di desa-desa tertentu, dengan adanya suatu alasan tertentu pula, tidak menutup kemungkinan kegiatan penulisan surat ini dikerjakan sendiri oleh seorang kepala desa atau perangkat desa yang lain.
Bermacam-macam surat yang dibuat aparat pelaksana administrasi desa tentu saja merupakan jenis-jenis surat kedinasan yang bersifat resmi. Untuk itu sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari jenis surat yang telah disebutkan.

1.2 RUMUSAN MASALAH
1. Apakah dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa sudah menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar?
2. Kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam kegiatan surat menyurat dalam pemerintah desa?
3. Bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dalam kegiatan surat menyurat yang diadakan didnas pemerintahan desa?
4. Apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat?

1.3 TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa.
2. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam surat menyurat.
3. Untuk mengetahui bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dinas pemerintahan desa.
4. Untuk mengetahui apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat.

1.4 METODE PENULISAN
Makalah ini disusun dengan metode deduktif induktif yaitu ditulis berdasarkan hasil studi pustaka dan penelitian lapangan. Dengan harapan bisa memperoleh gambaran lebih detail dan rinci terhadap objek penelitian, dan difokuskan pada penggalian data-data kualitatif.






















BAB II
PEMBAHASAN

2.1 DASAR TEORI
Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut:
1. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan
Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi
Pemakaian kertas yang sesuai dengan:
Ukuran : kuarto berukuran 21x29 cm
Jenis : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan
Warna : putih HVS untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal, biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu menguntungkan kedua pihak, yaitu:
Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu
Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya
3. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
4. Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan.
5. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:
 Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.
 Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.
 Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
 Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
Bahasa efektif
Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:
1. Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim
2. Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.
3. Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.
4. Sopan
Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:
a. Kalimat bervariasi
b. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus
c. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti
d. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
5. Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan
a. Kalimat bervariasi
b. Paragraph induktif
c. Gaya bahasa




Definisi Surat
• Ditinjau dari wujudnya
Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi.
• Ditinjau dari fungsinya
Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis.

Bagian-Bagian Surat:
1. Kepala surat atau kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Tubuh surat, meliputi pembuka surat,isi surat dan penutup surat
9. Salam penutup
10. Nama perusahaan atau organisasi
11. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat
12. Tembusan atau tindasan
13. Inisial
14. Stempel perusahaan atau organisasi

Macam-Macam Bentuk Surat:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk indented
5. Bentuk official
6. Bentuk paragraf menggantung
2.2 PENYAJIAN DATA
2.2.1 Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di dua kelurahan di Kota Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede penulis memperoleh informasi bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan.
Penggunaan bahasa, susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota. Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan bahasa yang digunakan.
2.2.2 Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat
Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.
2.2.3 Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah Desa
Pada dasarnya setiap Dinas Kelurahan di Kabupaten Malang masih menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya. Mereka hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana), sebagai pedoman dalam penulisan surat menyurat sehari-hari.
Dalam hal ini kami mengambil dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. Pertama, naskah dinas dalam bentuk himbauan dan kedua, naskah dinas dalam bentuk surat.
Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua surat-menyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan.

2.2.4 Perbedaan Antara Surat Dinas Resmi dengan Surat untuk Masyarakat
Secara umum naskah kedinasan di dua kelurahan tersebut memiliki dua jenis naskah dinas yaitu naskah dinas dalam bentuk peraturan perundang-undangan meliputi semua bentuk keputusan atau ketetapan pemerintah desa berkaitan dengan kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan.
Berikutnya yaitu naskah dinas dalam bentuk surat yang menyangkut semua surat-surat dinas meliputi, surat edaran, surat keterangan, surat pengantar dan surat perjanjian.
Pada setiap harinya, kebanyakan selalu ada saja penduduk desa yang mendatangi balai desa untuk meminta surat tertentu. Dari sekian banyak jenis surat dinas tersebut surat paling sering di minta penduduk adalah surat pengantar dan surat keterangan.
Semua naskah dinas yang dibuat di tingkat desa pada umumnya dibuat oleh sekretaris desa, kemudian ditandatangani oleh kepala desa. Namun dalam keadaan tertentu, misalnya karena kepala desa sedang berhalangan, sekretaris desa juga diberi wewenang untuk melakukan penandatanganan atas nama kepala desa atau kelurahan, tentu atas ijin kepala desa yang bersangkutan.

2.3 ANALISIS DATA
Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud seseorang kepada orang lain. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain, berarti orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan benar. Tetapi mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam, tidak selamanya kondisi penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik.
Berdasarkan uraian tersebut, maka ada dua syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar yakni meliputi, pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah bahasa Indonesia, dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan.
Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf kapital, tata cara pemisahan suku kata, penulisan partikel dan kata depan, serta berbagai aturan lainnya. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan. Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan desa, penerapan aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota, baik itu penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya.
Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar, maka dapat dikatakan telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa.
Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat menyurat meliputi:
1. Kesalahan penulisan huruf kapital
Pada praktik pembuatan surat dinas desa, kesalahan penulisan huruf kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan oleh sekretaris desa. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua kesalahan umum yang ditemukan, yaitu pertama, tidak digunakannya huruf kapital, dan kedua, digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak dipergunakan.
2. Kesalahan penulisan kata depan
Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan bahwa kata depan di, ke, dan dari, ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya, kecuali pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata, seperti “kepada” dan “daripada” (Santoso, 1990:170).
Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang termasuk kata depan dan mana yang bukan. Kesalahan penulisan kata depan masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. Pada kegiatan penulisan surat dinas desa, kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat
Pada arsip-arsip surat desa yang kami teliti, hanya beberapa surat yang melakukan kesalahan penulisan kata depan yang benar, artinya, masih ada beberapa sekretaris desa yang masih kurang memahami kaidah penulisan kata depan yang benar. Dalam berbagai kasus, mereka banyak menyamakan antara di dan ke yang merupakan kata depan dan di dan ke yang merupakan afiks.
3. Kesalahan penulisan atau pemilihan kata
Pada proses pembuatan surat dinas, penulisan atau pemilihan kata yang benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa. Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau huruf yang keliru.
Di sisi lain, banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya. Misalnya, kata “beserta” ditulis “berserta”. Secara umum, kesalahan yang sering dilakukan berkaitan dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah imbuhan, kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu, dan kesalahan pemilihan kata.
Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam penyusunan sebuah kalimat, artinya, kesalahan akibat penulisan atau pemilihan kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan disusun. Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah kalimat.
Ketidaktepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya yang kurang cocok, menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain dalam sebuah satuan yang lebih kompleks, atau karena terjadi kesalahan dalam penulisannya.
4. Kesalahan penyusunan kalimat
Selain karena faktor kesalahan kata, kesalahan sebuah kalimat juga bisa disebabkan karena persoalan penyusunan. Menurut penyelidikan susunan kata dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk, maupun berupa kalimat ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di belakang yang diterangkan (D).
Atas dasar ketentuan-ketentuan itu, maka apabila terjadi susunan kata dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut, berarti kalimat itu salah. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan
pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan
tersebut.
Dalam penelitian yang kami lakukan di dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. Pertama, naskah dinas dalam bentuk himbauan atau peraturan dan kedua, naskah dinas dalam bentuk surat.
Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua surat-menyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan.
Naskah dinas dalam bentuk surat, pada dasarnya menyangkut semua surat menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan. Berbagai jenis surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa, dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis, antara lain surat biasa, surat edaran, surat keterangan, surat pengantar, surat perintah, surat ijin, surat perjanjian, surat undangan, surat panggilan, dan surat kuasa.
Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala desa atau kelurahan, antara lain surat biasa, surat edaran, surat keterangan, surat perintah, surat pengantar, surat undangan, surat panggilan, surat ijin, surat kuasa, dan lain-lain. Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundang-undangan, selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan, hendaknya harus ditandatangani sendiri.









BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN


3.1 KESIMPULAN
Secara umum penelitian yang kami lakukan di dua Kelurahan di kota Malang, yaitu Kelurahan Ketawanggede dan Kelurahan Blimbing menunjukkan bahwa mereka menganggap tidak memiliki kesalahan. Padahal, setelah kami analisis masih banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan para pelakana administrasi desa yang dalam penerapan kaidah bahasa Indonesia masih jauh dari kesempurnaan. Tidak satupun pelaksana administrasi desa yang tidak melakukan kesalahan penulisan surat dalam ukuran kualitas dan kuantitas tertentu karena mereka hanya berpedoman pada juklak (Petunjuk Pelaksana).

3.2 SARAN
Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat yang sering terjadi di pemerintahan desa maka para pelaksana administrasi desa diberikan pelatihan mengenai seluk beluk korespondensi yang baik dan benar. Selain itu pengangkatan pelaksana administrasi desa harus sesuai dengan kualitas dan keahlian yang dibutuhkan instansi tersebut.

















DAFTAR PUSTAKA


• Sumardi.1997. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Malang.
• Soedjito, Solchan TW. 1997. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Malang.
• Kesulitan Surat Menyurat. Diakses tanggal 18 November 2007, dari www.journal-unair.ac.id
• Widagdho, Djoko. 1994. Bahasa Indonesia. Jakarta: PT

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar